Base de conocimientos
Bases de conocimiento organizan información.
Base de conocimiento
Una base de conocimiento es una biblioteca simple de respuestas, guías y listas que cualquiera del equipo puede encontrar. Importa porque las mismas preguntas se repiten. Con páginas ordenadas y etiquetas claras, los pasos correctos aparecen rápido. Los nuevos aprenden antes, el soporte se aligera y bajan los errores. El hábito de escribir lo que sabes convierte arreglos diarios en sabiduría compartida.
Que es una base de conocimiento?
Es un conjunto de artículos agrupados por tema que explican cómo hacer cosas. Cada artículo tiene un título breve, pasos y enlaces a herramientas. Las buenas páginas empiezan con la respuesta simple y luego añaden detalle. La búsqueda lleva al lugar correcto y el historial muestra cambios. Es como un mapa amable que guía a cualquiera.
Como la construimos?
- Elige una plantilla de escritura simple.
- Etiqueta artículos por tema y equipo.
- Añade capturas solo cuando haga falta.
- Revisa las páginas cada trimestre.
Que debe incluir?
Incluye respuestas repetidas, pasos para las herramientas y listas de tareas comunes. Agrega guías de bienvenida y páginas para guardias. Anota problemas conocidos y arreglos rápidos. Crea un glosario para que las siglas tengan sentido. Si un hilo de chat resuelve algo, conviértelo en página para ayudar al siguiente.
Como se compara con documentos?
Los documentos van bien para informes y planes largos, mientras que la base de conocimiento sirve para respuestas cortas y reutilizables. Los documentos suelen dispersarse y volverse viejos. La base mantiene páginas pequeñas, etiquetadas y fáciles de actualizar, y enlaza artículos relacionados para avanzar paso a paso. Deja los documentos para historia y estrategia y usa la base en el día a día.
Que buenos hábitos de escritura?
Usa frases cortas y palabras sencillas. Empieza cada página con la respuesta rápida y luego lista pasos. Pon una idea por título. Muestra un pequeño ejemplo cuando ayude. Mantén capturas al día y marca la fecha de actualización. Invita a compañeros a proponer mejoras.
Que hago si los artículos se quedan desactualizados?
Configura recordatorios de revisión y dueños de páginas clave. Añade un pequeño aviso cuando una página esté en edición. Deja un formulario breve para reportar problemas. Sigue las búsquedas populares y crea artículos que falten. Archiva lo que ya no se usa. Cuando la base es confiable, la gente la usa más y pregunta menos.